Deel 1 : Privacy verklaring

1. Bescherming van je persoonsgegevens

Wanneer je een bezoek brengt aan de website www.halloouders.be of gebruik maakt van de dienst ‘Hallo Ouders’, verwerkt de Federale Overheidsdienst Beleid en Ondersteuning ( FOD  BOSA) een aantal persoonsgegevens. FOD BOSA vindt jouw privacy uiterst belangrijk en we willen je dan ook zo goed mogelijk informeren.

Deze gegevensbeschermingsverklaring gaat uit van FOD BOSA, met maatschappelijke zetel gevestigd te Simon Bolivarlaan 30 (WTC III), 1000 Brussel, en ondernemingsnummer 0671.516.647.

Indien je vragen hebt over je persoonsgegevens of over de privacyverklaring kan je ons bereiken via de contactgegevens hieronder vermeld.

Ons beleid rond de bescherming van personen bij de verwerking van persoonsgegevens is gebaseerd op de Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016, ook bekend onder de benaming Algemene Verordening Gegevensbescherming of afgekort ‘AVG’.

Overeenkomstig de Algemene Verordening Gegevensbescherming heeft FOD BOSA een functionaris voor gegevensbescherming (Data Protection Officer) aangesteld.

De DPO is bereikbaar via e-mail aan dpo@bosa.fgov.be.

Hij is tevens bereikbaar per brief aan:
FOD BOSA
DPO BOSA Data Protection Officer
Simon Bolivarlaan 30
1000 Brussel


2. Waarom worden de persoonsgegevens verwerkt?

Het doel van de dienst "Hallo Ouders" is om ouders van een kind jonger dan 12 jaar in staat te stellen een telefonische cascade te creëren door een lijst met telefoonnummers te verstrekken die kunnen worden gebeld als een kind zonder zijn of haar ouders wordt aangetroffen en in het bezit is van zijn of haar rijksregisternummer en het telefoonnummer van de dienst Hallo Ouders (078 150 350). 

Nadat u de Kids-ID hebt afgehaald en via de post een brief hebt ontvangen met de PIN code van de kaart, de PUK code van de kaart en de code “Contact Ouders”, kan u het telefonische cascadesysteem verbonden aan de Kids-ID activeren.

Concreet houdt het telefonische cascadesysteem in dat de ouder(s) of wettelijke voogd(en) van het kind bepaalde telefoonnummers kunnen laten opnemen in een online telefoonlijst. Om in contact te komen met de ouder van een kind, belt de persoon die het kind heeft gevonden 078 150 350, voert het Rijksregisternummer van het kind in dat op de kaart (of op een andere drager) staat, en de oproep wordt dan doorgeschakeld naar de cascade-telefoonnummers. Het automatisch cascadesysteem zorgt ervoor dat bij het uitblijven van antwoord telkens wordt overgeschakeld naar het volgende telefoonnummer op de lijst. Het laatste telefoonnummer is het noodnummer van Child Focus (het nummer 116 000 dat 24 uur op 24 bereikbaar is).

De verwerking van de persoonsgegevens heeft dus tot doel om de goede werking van het telefonisch cascadesysteem in het kader van de dienst ‘Hallo Ouders’ te verwezenlijken.

3. Wat is de rechtmatigheidsgrond van de verwerking van de persoonsgegevens?

De verwerking van de persoonsgegevens vereist het initiatief en het akkoord van de persoon die het telefonisch cascadesysteem van de dienst ‘Hallo Ouders’ wil activeren en die daarbij de gebruiksvoorwaarden aanvaardt. De gegevens worden dan ook verwerkt op grond van de toestemming van de betrokkene, meer bepaald art. 6.1 a) van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. De betrokkene heeft te allen tijde de mogelijkheid om zijn toestemming terug in te trekken door de gegevens in het cascadesysteem te verwijderen en zijn account te wissen.

In het kader van het beheer van haar opdrachten, zoals beschreven in het koninklijk besluit van 22 februari 2017 houdende oprichting van de Federale Overheidsdienst Beleid en Ondersteuning, verwerkt de FOD BOSA de gegevens steeds overeenkomstig de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

De gegevens die voorkomen op de Kids-ID, inclusief een informatieve tekst en een telefoonnummer voor dringendheid, worden bepaald in het koninklijk besluit van 10 december 1996 betreffende het elektronisch identiteitsdocument voor het Belgisch kind onder de twaalf jaar, dat werd genomen in uitvoering van de wet van de wet van 19 juli 1991 betreffende de bevolkingsregisters en de identiteitskaarten en tot wijziging van de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen, inzonderheid artikel 6, § 7.

Het gebruik van het Rijksregisternummer in het kader van dienst ‘Hallo Ouders’ werd gemachtigd door het Sectoraal comité van het Rijksregister, bij beraadslagingen nr. 25/2006, nr. 48/2008 en nr. 16/2009.

4. Kunt u uw toestemming intrekken?

Ja, u kan de door u verleende toestemming weer intrekken. Nadat u alle cascadesdie zouden zijn aangemaakt heeft verwijderd, kan u uw account volledig wissen. De bijhorende gegevens worden vervolgens verwijderd.

5. Welke categorieën van gegevens worden verwerkt?
 

In het kader van de goede werking van de dienst ‘Hallo Ouders’ worden volgende categorieën van persoonsgegevens verwerkt:

  • Het rijksregisternummer (van kind en ouder)
  • De “Oudercontact” code (dit is de verificatiecode meegedeeld door de FOD Binnenlandse zaken samen met de Kids-ID aan de ouders)
  • De datum van de creatie van de Kids-ID
  • De naam en voornaam van het kind
  • De telefoonnummer(s)
  • Het opgegeven gegeven betreffende ‘land’

Indien de gebruiker beroep doet op de ondersteuning van de helpdesk worden volgende persoonsgegevens verwerkt:

  • Identificatie- en contactgegevens
  • Alle gegevens die worden meegedeeld of opgevraagd naar aanleiding van de vraag tot ondersteuning door de gebruiker

6. Hoe bekomen wij de persoonsgegevens?

De gegevens die worden verwerkt, zijn afkomstig van:

  • De FOD Binnenlandse Zaken. Deze deelt naar aanleiding van de uitgifte van iedere Kids-ID het Rijksregisternummer van het kind en  de “Oudercontact code” mee aan FOD BOSA.
  • U, de gebruiker van de dienst ‘Hallo Ouders’.

7. Door wie worden uw gegevens verwerkt?

Al deze gegevens worden verwerkt door gemachtigd personeel dat statutair of contractueel gebonden is door de discretieplicht.

Het personeel van FOD BOSA dat toegang heeft tot informatie die de identificatie van personen mogelijk maakt, is verplicht deze informatie te beschermen overeenkomstig dit document inzake bescherming van persoonsgegevens. In het bijzonder moet het personeel zich onthouden van het gebruik van deze informatie voor andere doeleinden dan het leveren van de diensten waarmee het belast is.

FOD BOSA doet beroep op dienstverleners die optreden als verwerker en in die hoedanigheid de AVG dienen te respecteren. FOD BOSA voorziet in het contract met de verwerker de nodige bepalingen ter bescherming van de persoonsgegevens. Deze dienstverlener mag de gegevens niet voor andere doeleinden gebruiken dan de doeleinden bepaald door FOD BOSA.

In het kader van de dienst ‘Hallo Ouders’ doet FOD BOSA beroep op de diensten van: RingRing (Culliganlaan 2/F B9 1831 Machelen) en vzw SMALS, Fonsnylaan 20 te 1060 Sint-Gillis, onze IT-leveranciers

Om de vertrouwelijkheid, de integriteit en de beschikbaarheid van uw gegevens te waarborgen werden bovendien maatregelen op het vlak van informatieveiligheid geïmplementeerd.

8. Hoe lang worden de persoonsgegevens bewaard?

Overeenkomstig de Algemene Verordening Gegevensbescherming bewaart de FOD BOSA de persoonsgegevens slechts voor zolang het noodzakelijk is om het doeleinde van de verwerking te kunnen verwezenlijken.

  1. Verwijdering nadat de gebruiker zijn account heeft gewist.
    De gebruiker kan zijn toestemming intrekken en het gebruik van de dienst beëindigen door, na verwijdering van de eventuele geregistreerde cascades, zijn account te wissen. De bijhorende gegevens worden op dat moment in de databank verwijderd.
  2. Verwijdering van de geregistreerde cascade na afloop van een bepaalde periode

De Kids-ID heeft een geldigheidsduur van drie jaar.

Wanneer een nieuwe Kids-ID wordt verzonden met een nieuwe "Neem contact op met ouders" code, wordt de bijbehorende cascade geblokkeerd en moet de gebruiker deze opnieuw activeren als hij/zij de service opnieuw wil gebruiken.

Alle Kids-ID's met een aanmaakdatum van meer dan 3 jaar en 6 maanden worden verwijderd en alle cascades die aan deze Kids-ID zijn gekoppeld, worden ook verwijderd.

Deze aanpak heeft drie concrete gevolgen voor de bewaring van de gegevens:

  • Als een nieuwe Kids-ID niet binnen 6 maanden na het verlopen van de vorige Kids-ID wordt aangevraagd, wordt de cascade verwijderd.
  • Zolang een ouder de cascade niet reactiveert, blijft deze geblokkeerd voor de gehele periode dat de Kids-ID bestaat, plus 6 maanden (dus maximaal 3 jaar en 6 maanden). Na deze periode wordt de cascade verwijderd.
  • Als een kind zijn laatste Kids-ID een dag voor zijn 12e verjaardag ontvangt, blijft de cascade 3 jaar en 6 maanden actief. Na deze periode wordt het verwijderd.

De account van een ouder wordt automatisch verwijderd als de cascade(s) 3 jaar en 6 maanden inactief is (zijn) gebleven.

9. Aan wie kunnen uw gegevens worden meegedeeld?

De gegevens die wij over jou verwerken, worden vertrouwelijk behandeld. Ze worden alleen overgemaakt aan de partijen die ertoe gemachtigd zijn om deze gegevens te ontvangen.

10. Worden uw gegevens meegedeeld aan landen buiten de Europese Economische Ruimte?

Neen, uw gegevens worden niet doorgegeven naar ontvangers in landen buiten de Europese Economische Ruimte.

11. Maakt u het voorwerp uit van geautomatiseerde beslissingen, met inbegrip van profilering?

Neen, u maakt geen voorwerp uit van geautomatiseerde beslissingen, met inbegrip van profilering.
 

12. Cookies
 

Meer informatie over het actueel cookiebeleid kan je hier vinden: (link naar cookiebeleid)
FOD BOSA registreert bij een bezoek aan de website jouw IP-adres, je browser en besturingssysteem, de externe site die je heeft doorverwezen naar deze dienst en de datum en tijd van elke door jou bezochte pagina. Deze informatie wordt enkel verzameld voor statistische doeleinden en voor de verdere verbetering van de website. De aldus ingezamelde gegevens worden in geen geval gekoppeld aan de persoonsgegevens.
 

13. Wat zijn uw rechten?

Overeenkomstig de wetgeving hebt u het recht een bevestiging te ontvangen van het feit dat uw gegevens verwerkt worden door de FOD BOSA en beschikt u over een recht op toegang tot uw gegevens. Daartoe richt u een schriftelijke, gedateerde en ondertekende aanvraag aan onze Data Protection Officer met als bijlage een recto-versokopie van uw identiteitskaart (zie hierboven voor de contactgegevens).

Voor zover uw rechten niet tegenstrijdig zijn met de wettelijke verplichtingen waaraan de FOD BOSA onderworpen is en met het algemeen belang, hebt u ook het recht om voor de persoonsgegevens die u betreffen:

  • de verleende toestemming weer in te trekken
  • de verbetering te vragen van alle onjuiste of onvolledige gegevens
  • de verwijdering van uw gegevens te vragen
  • u te verzetten tegen de verwerking van een gegeven
  • vergeten te worden (recht op gegevenswissing)
  • de verwerking van uw gegevens te beperken


Indien u niet akkoord bent, kan u steeds contact opnemen met de Gegevensbeschermingsautoriteit via de website https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/burger  

14. Wijzigingen
 

De FOD BOSA  behoudt zich het recht voor om de Privacyverklaring steeds te veranderen om jou de nodige informatie te kunnen bezorgen over de verwerking van persoonsgegevens. Deze Privacyverklaring werd het laatst gewijzigd en herzien op 18 april 2024.

Deel 2 : Gebruiksvoorwaarden

1. Introductie 

De Federale Overheidsdienst Beleid en Ondersteuning heeft in 2006 samen met de Federale Overheidsdienst Binnenlandse Zaken een project gelanceerd met als doel een beveiligd elektronisch identiteitsbewijs (Kids-ID) uit te reiken aan kinderen onder de 12 jaar. In 2009 werd de Hallo Ouders dienst gelanceerd. Nadat u de Kids-ID hebt afgehaald en via de post een brief hebt ontvangen met de PIN code van de kaart, de PUK code van de kaart en de code “Contact Ouders”, kan u het telefonische cascadesysteem verbonden aan de Kids-ID activeren.

Met het oog op de toepassing van onderhavige algemene voorwaarden wordt onder volgende begrippen het volgende verstaan:

  • De Gebruiker: de ouder(s) of wettelijke voogd(en) van het kind onder de 12 jaar dat houder is van de Kids-ID.
  • De Beller: de persoon die het nummer op de Kids-ID gebruikt om contact op te nemen met de ouders. 

Concreet houdt het telefonische cascadesysteem in dat de ouder(s) of wettelijke voogd(en) van het kind bepaalde telefoonnummers kunnen laten opnemen in een elektronische telefoonlijst. In geval van nood (bvb. bij ongeval of vermissing) kan het kind zelf of een derde het centrale telefoonnummer vermeld op de Kids-ID bellen. Na het invoeren van het rijksregisternummer van het kind,  zal het kind of de derde doorverbonden worden met de telefoonnummers in de lijst. Een automatisch cascadesysteem zorgt ervoor dat bij het uitblijven van antwoord telkens wordt overgeschakeld naar het volgende telefoonnummer op de lijst. Het laatste telefoonnummer is het noodnummer van Child Focus (het nummer 116 000 dat 24 uur op 24 bereikbaar is).

Als een Gebruiker via deze website de cascade activeert, impliceert dit dat de Gebruiker zich akkoord verklaart met onderhavige algemene voorwaarden.

2. Waarschuwingen 

De Kids-ID beschermt uw kind niet tegen een eventuele ontvoering of tegen handelingen van een persoon met slechte bedoelingen. Het gaat enkel en alleen om een systeem dat (als het kind verdwaald is, gekwetst is, enz.) het contact met de ouders of andere contactpersonen vergemakkelijkt.

De Kids-ID kan niet verhinderen dat uw kind verdwaalt. De Kids-ID kan in geen enkel geval een strikt toezicht door de ouders vervangen.

Het systeem is niet onfeilbaar. Zoals bij elke technische toepassing is een tijdelijk of langdurig defect aan het systeem niet onmogelijk. De overheid kan niet aansprakelijk worden gesteld voor enig technisch gebrek van het systeem en/of voor een onoordeelkundig gebruik van de dienst. Als er zich problemen voordoen zullen de overheid en haar dienstverleners alle maatregelen nemen om zo snel mogelijk een oplossing te vinden.

Zodra een Beller het telefoonnummer 0780 150 350 heeft gebeld, zal de overheid via haar dienstverleners al het mogelijke doen om de opgegeven telefoonnummers in de lijst te bellen en op die manier contact met de Gebruiker te bewerkstelligen. De overheid kan noch de termijnen noch de goede afloop van die pogingen garanderen. Als de oproep op een antwoordapparaat "stoot", gaat de cascadeschakeling door. 

3. Kosten verbonden aan het gebruik van de dienst 

De Gebruiker betaalt niets behalve de prijs van de Kids-ID. De Beller vormt een 078150 350‐nummer en betaalt het tarief dat voor dit soort oproep wordt gefactureerd (kost van een zonaal gesprek). 

4. Aansprakelijkheid van de Gebruiker 

De Gebruiker is verantwoordelijk voor het gebruik en het bewaren van het identiteitsbewijs. 

Bij verlies, diefstal of vernieling van de Kids-ID dient de Gebruiker de volgende procedure te volgen: 

  1. Geef onmiddellijk de diefstal, het verlies of de vernietiging van de Kids-ID van uw kind aan op het DOCSTOP-oproepnummer 00 800 2123 2123 (gratis bereikbaar in België) en dit 24u/24 7d/7. In het buitenland dient u naar hetzelfde nummer te bellen, maar dient u het kengetal 00 te vervangen door het internationale kengetal dat gebruikt wordt in het land vanwaar u belt. Indien het nummer niet bereikbaar is, dient het volgende oproepnummer gevormd te worden: +322 518 2123 (betalend maar overal bereikbaar nummer).
    De aangifte in DOC STOP van het verlies, de diefstal of de vernietiging van een Kids-ID heeft de onmiddellijke en definitieve intrekking van de elektronische functies (certificaten) tot gevolg, teneinde elk misbruik van het verloren, gestolen of vernietigde document te vermijden. DOC STOP vraagt onmiddellijk de annulatie van de Kids-ID aan de gemeente. Het document is dan waardeloos, zelfs indien het nadien teruggevonden wordt. 
  2. Begeef u vervolgens tijdens de openingsuren naar de gemeente waar het kind ingeschreven is om een bijlage 6 “Bewijs van vervanging of aangifte van verlies, diefstal of vernietiging van het elektronisch identiteitsdocument voor een Belgisch kind (KIDS-ID)" in te vullen. In geval van diefstal kan u eveneens klacht neerleggen bij de politie. 
  3. Indien u een nieuw geldig elektronisch identiteitsdocument wenst voor het betrokken kind, kan er een nieuwe documentaanvraag gedaan worden op het moment van de overhandiging van bijlage 6 door de gemeente waar het kind ingeschreven is.


De Gebruikers staan er voor in alle telefoonnummers in het systeem in te brengen en alle houders van een van de telefoonnummers uit de cascadeschakeling op de hoogte te brengen. 

Alleen de Gebruiker is aansprakelijk voor de correctheid van de gegevens die worden verstrekt (telefoonnummers, rijksregisternummer, enz.). De Gebruiker is ook alleen aansprakelijk voor het actualiseren van die gegevens. De dienst kan niet correct functioneren indien er fouten zitten in de gegevens (foutief telefoonnummer, onvolledig nummer, nummer niet meer in gebruik, enz.) 

Indien de Gebruiker (die de cascade reeds heeft geactiveerd) de Code “Contact Ouders “ verliest zal hij/zij deze kunnen recupereren door contact op te nemen met de dienst op 078 150 350. Het systeem zal dan het eerste nummer van de cascadeschakeling van de Gebruiker opbellen om hem/haar de verloren Code “Contact Ouders” te bezorgen. 

5. Kwaliteit van de Kids-ID 

De Gebruiker dient regelmatig de kwaliteit van de Kids-ID (leesbaarheid van de informatie) te controleren. Indien de Kids-ID vroegtijdig beschadigd raakt, zodat hij nog voor de vervaldatum onbruikbaar of onleesbaar zou worden, kan de Gebruiker bij de gemeente een nieuwe kaart aanvragen. 

6. Identificatie van het nummer van de Beller 

Een oproep van een Beller naar de dienst Hallo Ouders wordt slechts aanvaard indien de Beller toestaat dat het telefoonnummer van waarop hij belt, wordt geïdentificeerd. 

7. Bescherming van de persoonsgegevens 

De verwerking van persoonsgegevens wordt beschreven in de Privacyverklaring (link toevoegen). 

8. Beperkingen van de dienst 

In geval van bewezen of vermoede fraude of in geval van een veiligheidsprobleem behoudt de overheid zich het recht voor om zonder vooropzeg of vergoeding de dienst op te schorten en/of te blokkeren. In dat geval zal de Gebruiker hiervan voor zover mogelijk en zo snel mogelijk op de hoogte gebracht worden. Op dezelfde manier zal dan een minimale informatiedienst op gang gebracht worden via het 078 150 350‐oproepnummer, zodat de Beller geïnformeerd wordt dat het systeem niet operationeel is. 

9. Toepasselijke wetgeving en bevoegde rechtbanken 

Deze Gebruiksvoorwaarden en de Privacyverklaring worden beheerst door het Belgisch recht. Door gebruik van deze dienst of door het bezoeken van de website ga je ermee akkoord dat in geval van een geschil uitsluitend de hoven en rechtbanken van Brussel bevoegd zijn.  

10. Support of vragen 

Voor support of vragen kan u terecht bij de volgende dienst:  

Service Desk van de DG Vereenvoudiging en Digitalisering van de FOD BOSA. 

Tel: +32 2 740 79 93, email: servicedesk.DTO@bosa.fgov.be